La adopción de un PMS en complejos pequeños

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Disponer de todos los datos en la nube permite un fácil acceso desde cualquier lugar, en cualquier momento y a través de cualquier plataforma o dispositivo

Como hemos explicado en otras ocasiones, Estudio7 desarrolla una labor gestora a largo plazo en algunos de los proyectos que contribuye a diseñar o diseña. Tal es el caso de  OceanDreams Marina and Spa Villages, proyecto al que hemos acompañado desde los orígenes.

En nuestra labor como gestores, garantizar que el trabajo se haga de la manera más eficiente posible forma parte de nuestras tareas. Para ello nos implicamos en el día a día y evaluamos procesos, labores y desempeños.

De este modo, durante las primeras reuniones de control en las villas identificamos una debilidad, que no nos era ajena pues ya lo habíamos visto en otros complejos, que hoy quisiéramos exponer resaltando la importancia de subsanarla. Hablamos de trabajar en la nube.

Hasta ese momento, en las villas solían usar una sencilla hoja de Excel para gestionar reservas y llevar toda la gestión del complejo. Nadie se había preocupado por buscar un software específico de reservas y gestión que les permitiera organizar su trabajo con mayor facilidad y, sobre todo, seguridad.

Para cualquier entidad, utilizar un software integrado en la nube supone una ventaja a diferentes niveles. En primer lugar, el simple hecho de poder alojar toda la información relativa a nuestro negocio en servidores externos y seguros hace desaparecer problemas de pérdidas de información que pueden ser vitales en muchos casos, hablamos por ejemplo, de una base de datos potente o algo tan cotidiano como la contabilidad.  En segundo lugar, el software proporciona una estructura bien definida del negocio que no permite errores. En último lugar, el pago mensual y sin compromisos hace que sea de lo más atractivo para las pequeñas empresas.

Para las villas, lo primero que hicimos fue proponerles la adopción de software PMS (Property Management System). Para este tipo de complejo, la formula más conveniente es la que permite utilizar el software en modo SaaS (como servicio), es decir, que posibilita que, como consultores, podamos acceder a toda la información sin necesidad de interrumpir las labores diarias del personal. El trabajar en la nube hace que, teniendo conexión a internet, puedas tener toda la información de tu negocio en cualquier parte, -aunque las pantallas de los smartphones no son lo ideal para gestionar un PMS, las apps para teléfonos y tablets están ya a la orden del día-.

Los programas alojados en la nube son cada vez más y más eficientes, proponiendo cada día nuevas y atractivas posibilidades que los hoteleros no podemos dejar de aprovechar.

En la búsqueda de la opción más adecuada para las villas, lo más importante para nosotros era que el aprendizaje fuese fácil e intuitivo y que tuviera buen acceso a toda la información que tenemos en un PMS. Así que tras estudiar distintas opciones como Hotelogix o Newhotel, nos decantamos por PROTEL en su versión BookAtOnce.

Protel ha desarrollado dos soluciones, una enfocada a pequeños establecimientos (Bookatonce) y otra enfocada a medianos y grandes establecimientos (Protel Air).

Bookatonce  permite: reservar habitaciones, gestionar los datos de los clientes, controlar la disponibilidad, hacer facturas,  y muchas tareas más. No hay que ser ningún profesional de las tecnologías de la información para poder trabajar con esta herramienta, Bookatonce sienta unas bases totalmente nuevas en lo que respecta a la sencillez de uso. Ha sido desarrollado para ser usado en pequeños complejos.

Además tiene una gran ventaja que es que tiene un modulo directo para facilitar las reservas online a través de la página web del hotel. De esta forma no hay que estar manejando un sistema de reserva en la web distinto al PS, y “trabajar dos veces” y tenemos el inventario siempre actualizado

Pero lo que nos hizo decidirnos finalmente fue la aplicación para el iPhone y la aplicación para el iPad que están disponibles como una extensión a la versión Business Edition en la tienda de Apple.

Realmente esta herramienta da muchísimo juego en los complejos pequeños ya que los informes, reservas, etc se tienen a disposición en todo momento.

Para los casos en que la conexión a internet sea fallida en el ordenador donde se está utilizando se puede acceder a la aplicación desde un iPad o un iPhone. También existen listas offline de emergencia para estos casos.

Sin duda, tras dos años de uso, creemos que ha sido una gran elección.